Zapier: Повний посібник з автоматизації для зайнятих людей (2025)

Zapier: Ваш цифровий помічник, який працює, поки ви п’єте каву

Чому Zapier може здаватися космічним кораблем, коли хочеться простої магії?

Згадайте той момент, коли ви уявили, що робота може виконуватися сама? Мріяли про “автопілот” для рутинних задач, але, відкривши Zapier, відчули себе пілотом космічного корабля без інструкції. Ця термінологія, ці “тригери” та “дії”… Здається, без диплома з комп’ютерних наук тут не обійтись?

Я вас розумію. Мені теж знайоме відчуття, коли замість полегшення від автоматизації стикаєшся з новою головоломкою. Але що, якщо Zapier – це не про складність, а про магію, яку можна навчитися створювати? Що, якби я показав вам, як перетворити цю “космічну панель” на зручний інструмент, що оживить ваші робочі процеси?

Сьогодні розберемося, що таке Zapier насправді, коли варто вкладати в нього кошти та як налаштувати перші автоматизації, щоб не втратити зв’язок з реальністю (і здоровим глуздом). Без зайвого жаргону, надуманих обіцянок – лише чесний гід, який нарешті пояснить Zapier так, щоб у 2025 році це мало сенс. Готові? Тоді приготуйте улюблену каву та вирушимо у світ справжньої автоматизації. [Початок подорожі]

Що таке Zapier? Сполучення ваших улюблених додатків

В основі Zapier – міст. Це елегантний спосіб змусити ваші програми та сервіси “спілкуватися” між собою. Уявіть, кожен додаток – це окремий острів, а Zapier – надійний міст, який їх з’єднує, дозволяючи даним вільно переміщатися.

Розглянемо найпростіший приклад. Це – “зап”. Слово, яке може лякати, але означає дві речі:

1. Тригер: Щось відбувається. Наприклад, ви отримали новий лист у Gmail.
2. Дія: Щось автоматично робиться у відповідь. Наприклад, тему цього листа автоматично опубліковано у вашому каналі Slack.

Все. Майже. Це як сказати: “Гей, Google Forms, коли хтось заповнить мою форму, будь ласка, перенеси цю інформацію до моєї Google таблиці”. Або: “Привіт, CRM, коли з’являється новий лід, відправ йому автоматичний лист-привітання”. Zapier робить це все та навіть більше, без вашого втручання.

Він працює з понад 8000 додатками: від Gmail до Google Sheets, від Slack до Notion, від TypeForm до Mailchimp, від Airtable до Discord, від ChatGPT до, ну, буквально до всього, що можна уявити. Якщо ви хоч раз думали: “От би ця програма могла взаємодіяти з тією”, – Zapier, скоріше за все, має рішення. [Детальніше про інтеграції]

І найцікавіше: це не лише для великих корпорацій. Творці контенту, фрілансери, невеликі команди – усі активно ним користуються. Знаю YouTube-блогера, який створив “зап”, що автоматично публікує його нові відео не лише на YouTube, а й у Twitter, Instagram, а також записує назву відео та дату публікації до Google Таблиці. Налаштував один раз – і забув. Це справжня свобода!

Звільнення від рутини: як Zapier вносить порядок у хаос

Будемо відверті. Ми всі маємо повторювані, нудні завдання, які забирають час та енергію. Наприклад:

• Копіювання даних: кожен раз, коли хтось заповнює вашу Google форму, ви вручну переносите дані до електронної таблиці.
• Надсилання листів: новий лід надходить до вашої CRM? Потрібно вручну відправити йому лист-привітання.
• Звіти: щоранку ви завантажуєте аналітику та вставляєте її у звіт. Ті самі кліки, знову й знову.

Саме тут Zapier стає вашим найкращим другом. Він бере на себе цю “брудну” роботу, переміщуючи дані з одного додатка до іншого, поки ви займаєтеся більш креативними чи стратегічними завданнями.

Уявіть собі:

• Для маркетологів: новий відгук на сайті автоматично потрапляє до таблиці для аналізу та створює завдання для команди підтримки.
• Для продавців: коли потенційний клієнт заповнює форму на лендингу, Zapier додає його до списку в CRM, миттєво надсилає персоналізовану пропозицію та сповіщає менеджера про нового ліда в Slack.
• Для менеджерів проєктів: кожен новий коментар у вашій системі управління проєктами автоматично створює завдання для відповідного члена команди та додається до щоденного звіту.

Це як мати ефективного, але тихого помічника, який працює 24/7, не потребує зарплати (майже) і ніколи не скаржиться. Він просто робить свою роботу, щоб ви могли зосередитися на дійсно важливому. [Про автоматизацію завдань]

Гроші, гроші, гроші: коли варто платити за Zapier?

Тут багато хто починає нервувати. У Zapier є свої плани, і розібратися в них може бути складно. Але давайте подивимося правді в очі:

Безкоштовний план Zapier – чудовий старт. Він дає вам:

• 100 завдань на місяць: Кожен раз, коли ваш “зап” спрацьовує (тригер + дія), це одне завдання.
• Двоступеневі “запи”: тобто, один тригер і одна дія.

Для кого цього достатньо? Якщо ви тільки тестуєте Zapier, маєте один-два прості робочі процеси або хочете автоматизувати щось, що спрацьовує нечасто, – безкоштовний план підійде. Це як почати вивчати нову мову з кількома основними фразами.

Але є одне “але”: 100 завдань – це не так багато, як здається. Якщо ви отримуєте 50 заявок на форму за місяць, це вже 50 завдань. Якщо у вас є інший “зап”, який перевіряє вашу пошту двічі на день (це, до речі, 2 * 30 = 60 завдань на місяць), ви швидко досягнете ліміту. [Більше про ліміти]

Коли варто платити?

Зазвичай, коли вам не вистачає завдань або потрібні багатоступеневі “запи”.

• Стартовий платний план (близько $20 на місяць) відкриває доступ до 3-4 дій на тригер. Це означає, що ви можете зробити: форма -> таблиця -> повідомлення в Slack -> додавання до CRM. Це вже серйозна автоматизація!
• Він також дає вам фільтри. Це як вказати: “Запускати цей “зап” тільки якщо в листі є ключове слово” або “Публікуй в Slack тільки якщо відповідь у формі – “Так””. Так ви економите завдання та отримуєте більш точні результати.

Моя порада: Почніть з безкоштовного плану. Створіть один “зап”, який реально заощадить вам час. Якщо досягли ліміту завдань або потрібні багатоступеневі автоматизації – тоді платіть. Не варто платити за інструмент, який ви не вивчили і який ще не довів свою цінність для вас.

Створюємо перший “зап” разом: від Google Forms до Slack

Гаразд, теорія – це добре, але перейдемо до практики. Зараз ми створимо простий, але корисний “зап”, який полегшить життя.

Завдання: кожного разу, коли хтось заповнює Google форму, ми хочемо:

1. Автоматично додати рядок з цією інформацією до Google Таблиці.
2. Отримати повідомлення в Slack про нову ідею.

Це три кроки, і це буде наш перший “багатоступеневий” “зап”.

Крок 1: налаштування тригера

• Заходимо в Zapier та натискаємо “Create Zap”.
• Перше питання – про тригер. Шукаємо “Google Forms” та вибираємо подію “New Form Response”.
• Zapier попросить вас підключити ваш обліковий запис Google. Це просто – один клік, і все готово.
• Потім вибираємо Google форму, яку хочемо “слухати”. Я використаю свою форму для ідей контенту.

Крок 2: перша дія – Google Sheets

• Тепер додаємо дію. Шукаємо “Google Sheets” та вибираємо “Create Spreadsheet Row”.
• Знову підключаємо обліковий запис Google, якщо він ще не підключений.
• Вибираємо конкретну таблицю та аркуш, куди записуватимуться дані.
• Zapier покаже всі поля з вашої Google форми (Ім’я, Email, Ідея, Категорія). Вам потрібно буде просто зіставити кожне поле з відповідною колонкою у вашій таблиці. Це дуже інтуїтивно.

Крок 3: друга дія – Slack

• Додаємо ще одну дію. Шукаємо “Slack” та вибираємо “Send Channel Message”.
• Підключаємо ваш обліковий запис Slack.
• Вибираємо канал, куди хочемо отримувати повідомлення. Я виберу свій приватний канал “Ідеї”.
• Налаштовуємо саме повідомлення. Тут найцікавіше: ми можемо використовувати дані з Google форми! Наприклад, повідомлення виглядатиме так: ” Нова ідея від {{Name}}: {{Idea}}”.

Великий момент – тестування!

• Натискаємо “Test & Review”. Zapier прожене “зап” з тестовими даними.
• Заходимо в Google таблицю – з’явився новий рядок.
• Перевіряємо Slack – ось повідомлення!

Ви це зробили! Ваш перший автоматизований робочий процес готовий. Три кроки, які зайняли, сподіваюся, не більше 10 хвилин. Вражає, чи не так?

Ще один рівень: автоматизація листів у задачі (з AI-форматуванням!)

Ми вже добре стартували, створивши простий “зап”. Але Zapier може більше. Уявімо сценарій, який реально економить час щодня. Це робочий процес “лист -> задача”, з автоматичним форматуванням та затримкою. Це те, що змушує задуматись: “Чому я взагалі робив це вручну?”.

Проблема: ви отримуєте листи з запитами. Це можуть бути клієнтські прохання, внутрішні завдання, звіти про помилки – що завгодно. Зараз ви, ймовірно, робите так: читаєте листа, відкриваєте свою систему управління завданнями (Asana, Trello тощо), створюєте нове завдання, копіюєте деталі, встановлюєте термін виконання, призначаєте відповідального. Займає 2 хвилини на лист. Якщо ви отримуєте 10 таких листів на день, це 20 хвилин вашого часу, які просто зникають.

Давайте автоматизуємо це!

Крок 1: тригер – Gmail

• Наш тригер – “New Email in Gmail”. Але ми не хочемо, щоб кожен лист перетворювався на завдання. Тому додаємо мітку. Наприклад, “Action Required” (Потрібна дія). Коли лист отримує цю мітку, Zapier “прокидається”.

Крок 2: форматування даних – вбудований форматер Zapier

• Ось де починається справжня магія. Використовуємо вбудований інструмент Zapier – “Formatter”. Він дозволяє обробляти дані.
• Тема листа стає заголовком завдання.
• Текст листа очищується. Zapier видаляє ваші підписи, ланцюжки відповідей – лише сутність запиту.
• Найкрутіше: форматер може витягувати дати з тексту листа (якщо зазначено “до 15 травня”) та перетворювати їх на правильний формат дати для системи завдань.

Крок 3: логіка – затримка (Delay)

• Не хочемо, щоб завдання створювалися миттєво, особливо якщо листи прийшли вночі. Тому додаємо “Delay”.
• Можна налаштувати: “Запускати дію тільки у будні о 9:00 ранку”. Так, усі листи, що надійшли вночі, будуть оброблені одним блоком завдань на ранок.

Крок 4: створення завдання – ваша система управління завданнями

• Zapier надсилає очищені та відформатовані дані до вашої системи завдань (Asana, Trello, Todoist тощо).
• Заголовок завдання, опис, термін виконання – все заповнюється автоматично.
• Можна навіть додати логіку призначення: якщо в листі є слово “дизайн”, призначити завдання команді дизайну. Якщо “терміново” – тег “високий пріоритет”.

Результат: прокидаєтесь зранку, відкриваєте свою систему завдань, а всі “Action Required” листи за вчора там – чисті, організовані, готові до роботи. Жодного копіювання-вставляння. Жодних забутих прохань. Ось потужність багатоступеневої автоматизації з форматуванням та логікою. [Застосування форматування]

AI + Zapier: ваш новий супер-командний гравець

А тепер те, що захоплює найбільше – інтеграція Zapier з інструментами штучного інтелекту. ChatGPT, Claude, Gemini – усі мають інтеграції в Zapier. Це означає, що ви можете будувати “запи”, які використовують AI для написання, резюмування або аналізу ваших даних “на льоту”.

Приклад з розсилкою:

Уявіть, що ви щодня вручну шукаєте цікаві статті, резюмуєте їх та надсилаєте своїй аудиторії. З Zapier це можна автоматизувати:

1. “Зап” відстежує RSS-стрічку або Google таблицю з посиланнями на статті.
2. Коли з’являється нове посилання, Zapier надсилає його до ChatGPT з інструкцією: “Резюмуй цю статтю у двох реченнях для маркетингової аудиторії”.
3. ChatGPT повертає резюме.
4. Zapier додає це резюме до чернетки вашого листа у поштовій програмі.

Готово!

Для створення контенту:

Я особисто використовую “зап”, який:

1. Записує голосові нотатки з телефону.
2. Зберігає їх у сервісі для нотаток.
3. Транскрибує аудіо за допомогою AI-транскриптора.
4. Надсилає транскрипт до ChatGPT для очищення та форматування як сценарію для YouTube.

Через 20 хвилин я отримую готовий план відео в Google Docs. Залишається тільки говорити в телефон! [Приклади використання AI з Zapier]

Вбудований AI в Zapier:

Навіть сам Zapier почав додавати власні AI-функції, наприклад: “Форматувати за допомогою AI” або “Витягувати дані за допомогою AI”. Якщо ви отримуєте листи з хаотичними форматами, Zapier може розумно виділити потрібну інформацію та структурувати її.

Це той рівень, коли автоматизація перестає бути просто збереженням часу та стає мультиплікатором ваших можливостей. Ви не просто рухаєте дані. Ви їх обробляєте, покращуєте, робите розумнішими.

Проблеми, витрати та мудрі поради: коли Zapier – не панацея

Zapier – неймовірно потужний інструмент, але не завжди ідеальний. Щоб зберегти його простим та доступним, запам’ятаємо кілька речей:

1. Не автоматизуйте все одразу: Почніть з одного завдання, яке найбільше дратує, яке ви робите вручну 5 разів на тиждень. Автоматизуйте його. Подивіться, як це працює. Якщо подобається – додавайте наступне. [Детальніше про перший крок]
2. Слідкуйте за лімітами завдань: багатоступеневі “запи” витрачають завдання дуже швидко. Якщо ви на безкоштовному плані, тримайте “запи” простими. Якщо платите, перевіряйте використання завдань щомісяця, щоб уникнути неприємних сюрпризів.
3. Перевіряйте нативні інтеграції: багато програм вже вміють “спілкуватися” між собою без Zapier. Додатки Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets) мають багато вбудованих можливостей. Не платіть за Zapier, якщо те, що вам потрібно, вже вбудовано в інструменти, які ви використовуєте.
4. Складні логіки – це не для Zapier: Якщо потрібна по-справжньому складна логіка (наприклад, “якщо це і це, але не те, і потім ще 5 різних речей залежно від часу доби”), можливо, знадобиться більш потужний інструмент або вивчення кодування. Zapier чудово підходить для простих та середньої складності робочих процесів. [Обмеження Zapier]
5. Використовуйте шаблони: Zapier має тисячі готових шаблонів. Шукайте за назвами ваших додатків та вашою задачею. Дуже ймовірно, що хтось вже створив те, що вам потрібно. Залишиться тільки підключити свої облікові записи.

Висновок: почніть з однієї маленької перемоги

Життя – серія маленьких перемог. І автоматизація може стати однією з них. Не потрібно бути гуру технологій, щоб керувати Zapier. Почніть з одного втомливого завдання. З одного “запу”. Подивіться, чи заощадить він вам 10 хвилин на тиждень. Якщо так – це перемога. Тоді створіть ще один.

Автоматизація – це не про те, щоб бути технарним чарівником. Це про повернення часу для роботи, яка надихає, для справ, які мають значення.

До речі, якщо сподобався Zapier, оціните й інші їхні продукти: Zapier Agents, Zapier Chatbots, Zapier Tables – цілий набір інструментів для створення AI-автоматизацій. [Посилання на Zapier]

А тепер – робіть так, щоб ваша робота працювала на автопілоті – по-справжньому.

Підсумовуючи все вищесказане, Zapier – потужний інструмент, який може трансформувати вашу щоденну роботу, звільнивши час від рутинних завдань та відкривши двері для більш креативних і важливих проєктів. Починаючи з простих “запи” та поступово переходячи до більш складних автоматизацій, зможете значно підвищити продуктивність. Не бійтеся експериментувати, використовуйте шаблони та пам’ятайте про основні принципи, щоб зробити Zapier своїм найнадійнішим помічником.

Що далі?

• Створіть свій перший “зап”: скористайтеся нашим покроковим керівництвом.
• Визначте свої “больові точки”: які завдання вас найбільше дратують? Спробуйте автоматизувати саме їх.
• Дослідіть інтеграції з AI: подивіться, як штучний інтелект може допомогти у створенні контенту чи аналізі даних.

Дякую, що провели цей час зі мною. Тепер робіть свою роботу легшою та розумнішою! До зустрічі в наступній статті!